Какие документы нужны для устройства на работу впервые
Для первой официальной работы обычно хватает паспорта и СНИЛС. Трудовую книжку приносить не нужно: если ты устраиваешься впервые, сведения о стаже ведутся в электронном виде, бумажную не заводят. Юношам призывного возраста понадобится документ воинского учёта, а диплом или студенческий — только если должность требует образования. ИНН в обязательный список не входит, но его часто просят для удобства бухгалтерии.
Короткий чек-лист перед первым визитом в отдел кадров выглядит так. Паспорт в оригинале. Номер СНИЛС с подтверждением в телефоне. Номер ИНН, если он у тебя есть. Документ воинского учёта для юношей. Диплом или справка об обучении, только если должность этого требует. Реквизиты счёта для зарплаты. Ручка и полчаса свободного времени, чтобы спокойно прочитать всё, что дадут подписать. Дальше разберём каждый пункт подробнее и посмотрим, что делать, если какого-то документа не хватает.
Обязательный список: что требует Трудовой кодекс
Трудовой кодекс перечисляет документы, которые работодатель вправе спросить при приёме. Это паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе персонифицированного учёта, то есть СНИЛС, документы воинского учёта для тех, кто ему подлежит, и документ об образовании, если работа требует специальных знаний. Всё остальное — уже по особым случаям, о них ниже.
Для первой работы список заметно короче. Сведений о стаже у тебя ещё нет, поэтому этот пункт просто выпадает. Если ты идёшь бариста, курьером или промоутером, документ об образовании тоже не нужен: для таких должностей квалификация не установлена. В итоге студент на подработку часто приходит только с паспортом и СНИЛС, и этого достаточно, чтобы оформиться официально.
Перед визитом в отдел кадров напиши рекрутеру или менеджеру и спроси, какой список у них. Компании иногда просят копии заранее, присылают анкету или ссылку на электронное оформление. Лучше узнать это за день, чем стоять у стойки и понимать, что СНИЛС остался дома в папке у родителей, а приказ о приёме из-за этого переносят.
СНИЛС для первой работы: где взять и что делать, если его нет
У большинства студентов СНИЛС уже есть: его оформляют ещё в детстве, часто родители даже не помнят, где лежит зелёная карточка. Сама карточка давно не обязательна. Номер можно посмотреть в профиле на Госуслугах, а подтверждением служит уведомление о регистрации или выписка, которую там же можно скачать. Перепиши номер в заметки телефона — он понадобится ещё не раз.
Если СНИЛС у тебя действительно нет, это не повод для отказа в работе. При первом трудоустройстве работодатель сам передаёт сведения в Социальный фонд, и тебя регистрируют. Можно и не ждать: оформить номер самостоятельно через МФЦ или клиентскую службу фонда. Достаточно паспорта, а уведомление с номером обычно приходит быстро.
Типичная история: Лиза устраивается в кофейню, называет номер СНИЛС по памяти и ошибается в одной цифре. В итоге отчётность работодателя не сходится, стаж и взносы за первые месяцы приходится уточнять. Не диктуй номер наизусть — покажи документ или выписку, пусть кадровик сверит сам.
ИНН при устройстве на работу: обязательно или нет
ИНН не входит в обязательный перечень документов для приёма на работу. Работодатель не может отказать тебе только потому, что ты не принёс свидетельство. Налоговый номер у тебя, возможно, уже есть, даже если ты об этом не знаешь. Проверить это можно на сайте налоговой или в профиле Госуслуг по паспортным данным.
Почему же кадровики его так часто спрашивают? Номер нужен бухгалтерии для отчётов и налоговых документов, и без него они ищут его сами. Проще назвать: это займёт минуту и никак не ухудшит твоё положение. Бумажное свидетельство с гербовой печатью приносить не обязательно, достаточно знать сам номер.
Если ИНН у тебя пока нет, ничего страшного. Его можно получить в налоговой или через личный кабинет на её сайте. Пригодится он не только для работы: номер часто нужен в налоговых делах, например при оформлении вычета или если параллельно решишь брать подработки как самозанятый.
Трудовая книжка при первой работе: электронная или бумажная
Если ты впервые устраиваешься официально, бумажную трудовую книжку тебе не заведут. С 2021 года у новичков сведения о работе существуют только в электронном виде: работодатель сам отправляет данные о приёме, переводах и увольнении в Социальный фонд. Покупать бланк в магазине канцтоваров и нести его в отдел кадров не нужно — это частая ошибка тех, кто слушает советы старших родственников.
Электронная трудовая ничем не хуже бумажной. Её нельзя потерять, забыть у прошлого работодателя или испортить кофе. Выписку можно скачать на Госуслугах в любой момент, а на работе попросить справку о трудовой деятельности при увольнении или по заявлению. Через пару недель после оформления проверь выписку: если запись о приёме появилась, значит, тебя действительно оформили, а не только пообещали.
Бывает, что работодатель говорит «принеси трудовую» по привычке. Спокойно объясни, что работаешь впервые и бумажной книжки у тебя нет. Нормальный кадровик это знает. Если в ответ слышишь, что без книжки не возьмут, — это повод насторожиться и задуматься, насколько аккуратно там вообще относятся к оформлению.
А если ты уже где-то работал официально, например летом в лагере или на стажировке, у тебя тоже, скорее всего, только электронные сведения. Тогда новый работодатель может попросить выписку о трудовой деятельности. Скачай её на Госуслугах заранее и сохрани в телефоне: если отдел кадров принимает документы в электронном виде, распечатывать его обычно не придётся.
Что ещё могут попросить: военный учёт, медосмотр, справка о несудимости
Юношам призывного возраста понадобится удостоверение гражданина, подлежащего призыву, или военный билет. Работодатель обязан вести воинский учёт сотрудников, поэтому этот документ спросят почти везде. Если у тебя отсрочка по учёбе, уточни в отделе кадров, нужна ли им справка из вуза, и в любом случае держи под рукой сам документ воинского учёта — без него оформление застопорится.
Для части профессий нужен медосмотр до начала работы. Это касается общепита, торговли продуктами, работы с детьми, вредных условий. Тогда работодатель выдаёт направление, и предварительный осмотр проходит за его счёт. Если тебе меньше восемнадцати, правила строже: медосмотр обязателен для любой работы, а самым младшим работникам дополнительно нужно письменное согласие родителя.
Справку об отсутствии судимости спрашивают там, где есть дети, образование, медицина, спорт и ещё ряд сфер. Например, если идёшь вожатым в лагерь или помощником в детский клуб. Оформляется она через Госуслуги или МФЦ и делается не мгновенно, поэтому закажи её сразу, как только понял, что работа связана с детьми.
Что работодатель не вправе требовать при приёме на работу
Требовать документы сверх закона работодатель не может. Справки о семейном положении, свидетельство о браке, документы о составе семьи, характеристики из школы или вуза — всё это необязательно. Отказать из-за отсутствия прописки в городе тоже нельзя: регистрация по месту жительства не условие для приёма. Если спрашивают такое, вежливо уточни, зачем это нужно.
Оригинал паспорта, диплома или студенческого никто не вправе забрать «на хранение». Кадровик может посмотреть оригинал и снять копию, но документы должны вернуться к тебе в тот же день. Если тебе предлагают оставить паспорт до конца стажировки или испытательного срока — это незаконно и очень похоже на схему, из которой потом сложно уйти.
Отдельный красный флаг — деньги до начала работы. Плата за обучение, форму, «оформление», страховку, пропуск или «залог за кассу» — такие поборы до первой смены должны насторожить. Особенно если работу нашёл через объявление в чате. Настоящему работодателю ты нужен как сотрудник, а не как плательщик.
Как реагировать, если на тебя давят? Не спорь у стойки и не угрожай судом. Спроси, на каком основании нужен документ, и попроси прислать требование письменно, например в мессенджере. Добросовестная компания либо объяснит, либо снимет вопрос. Если же тебя торопят, обещают «всё решить потом» и просят денег, лучше уйти сразу, пока ты ничего не подписал и ничего не отдал.
Что подписываешь в первый день и как получать зарплату
Когда документы собраны, тебе дадут подписать трудовой договор, согласие на обработку персональных данных и иногда заявление о приёме. До подписания договора тебя должны ознакомить с внутренними правилами, положением об оплате и должностными обязанностями — под подпись. Не подписывай пачку листов не глядя: прочитай хотя бы условия о графике, оплате и испытательном сроке.
Один экземпляр договора остаётся у тебя. Если его не отдают, говоря «потом пришлём», это плохой знак: без своего экземпляра сложно доказать, о чём вы договаривались. Сфотографируй все страницы с подписями или попроси копию сразу. Это занимает пару минут и снимает много вопросов на будущее.
Для зарплаты попросят реквизиты карты. Обычно у компании есть банк-партнёр, но ты вправе получать деньги на счёт в другом банке — для этого пишешь заявление с реквизитами. Если карта уже есть, просто скачай реквизиты в приложении банка: номер счёта, БИК и название банка. Номер самой карты для зарплатного перевода не годится.
Если учишься очно и выходишь на неполный день, сразу обсуди график и запиши договорённость в договор или дополнительное соглашение. Устная фраза «по сессии отпустим» на деле мало что значит. Студентам заочной и очно-заочной формы стоит уточнить в отделе кадров, как оформляется учебный отпуск: для него из вуза понадобится справка-вызов, и её лучше заказать заранее.
Типичные ошибки студентов при первом оформлении
Первая ошибка — соглашаться «поработать пока без оформления, а потом оформим». Это «потом» часто не наступает, а без договора нет ни стажа, ни защиты, если зарплату задержат. Попроси оформить с первого дня и через пару недель проверь электронную трудовую на Госуслугах. Запись о приёме — лучшее подтверждение, что всё честно.
Вторая ошибка — нести на собеседование всю папку оригиналов, включая аттестат и свидетельство о рождении. Достаточно паспорта и номеров СНИЛС и ИНН, остальное приносишь по списку отдела кадров. Чем меньше документов ты носишь с собой, тем меньше шансов что-то оставить на стойке или потерять в метро.
Третья ошибка — забыть, что работа и пары живут в одном календаре. Студент берёт смены, не сверившись с расписанием, а потом выясняется, что по чётным неделям семинар стоит ровно на смене. Собери пары, смены и сроки сдачи документов в одном месте. Например, в «Моём плане» — бесплатном планировщике в Telegram от Prepodoff — расписание можно загрузить фотографией, добавить задачу «отнести СНИЛС в отдел кадров» с дедлайном, а напоминание придёт в Telegram.
